Digitalisierung – Fluch und Segen zugleich

Was sind die typischen Probleme bei der Digitalisierung von Formularen?

• In der Regel sind solche Formulare vor Urzeiten entstanden, veraltet und werden nur teilweise/schlecht/uneinheitlich ausgefüllt/genutzt; Formulare sollten daher nie 1:1 digitalisiert werden – das scheitert eher; stattdessen sollte sich der Dokumentationsprozess angeschaut werden.
• Oftmals ist auf der Fachseite gar nicht 100-prozentig klar, wie die Felder eines Formulars genau ausgefüllt werden sollen, oder aber die Felder sind nicht eindeutig ausfüllbar; z. B. kommt es häufig vor, dass Auswahlmöglichkeiten nicht disjunkt zueinander sind, was zu uneindeutigen Erfassungen führt (der eine interpretiert es so, der andere anders); das sollte in der digitalen Welt nicht wiederholt werden.
• Auf dem Papier hat jeder die Berechtigung, jeden Eintrag zu tätigen; digital sollte das möglichst über Berechtigungen differenziert werden.
• Auf einem Papierformular können an beliebigen Stellen Ergänzungen vorgenommen werden und Informationen aller Art überall erfasst werden, das ist digital nicht mehr möglich.
   

Was ist bei der Digitalisierung von Formularen zu bedenken?

• Datenintegrität: In der digitalen Welt muss unbedingt vermieden werden, dass Inkonsistenzen entstehen, weil Daten z. B. an mehreren Stellen redundant erfasst werden.
• Layout: Das Layout eines Formulars sollte bei der Digitalisierung immer überarbeitet werden, da sich häufig bei der digitalen Erfassung andere, elegantere und automatisierte Möglichkeiten der Erfassung ergeben; insb. ist zwischen einer Erfassungsmaske und einer etwaigen Druckversion zu unterscheiden.
• Auswertbarkeit: Man sollte immer eine mögliche Auswertbarkeit mit berücksichtigen, d.h. überlegen, ob Freitexterfassungen wirklich nötig sind oder durch vorgegebene Listen/Auswahlfelder ersetzt werden können.
• Vereinfachung: Es sollte immer z. B. über Textbausteine, vorgefertigte Auswahllisten etc. nachgedacht werden, die die Erfassung erleichtern.
• Prozess: Ziel der digitalen Erfassung sollte immer auch eine Effizienzsteigerung sein. Der Erfassungsprozess muss daher mit betrachtet werden; je nachdem, wo die Papierformulare erfasst werden, müssen Erfassungsmöglichkeiten geschaffen werden (z. B. Terminals); sobald ein Formular von mehreren Personen befüllt wird, ist es nicht trivial, den Workflow digital abzubilden (wichtig ist immer der Trigger, d. h. was triggert, wer wann womit dran ist; ein Papierformular dient in der physischen Welt häufig als Token, das müsste digital abgebildet werden).
• Schnittstellen: Medizingerätedaten oder Daten aus anderen Subsystemen, die bereits digital vorliegen, müssen in ein Formular einfließen; häufig liegen die Daten aber z. B. kontinuierlich vor, im Formular muss dann aber ein spezifischer Zeitpunkt abgebildet werden – auch das ist nicht zwingend trivial.
• Verantwortlichkeiten: Es muss bedacht werden, wer verantwortlich ist für welche Felder in einem Formular; z. B. darf eine Pflegekraft ja (eigentlich) keine Anordnung/Verordnung dokumentieren, dem muss über Berechtigungen entsprochen werden.
• Standards: Wenn es Fachgruppenstandards gibt, die von der Hausversion abweichen, oder es hausübergreifend verschiedene Versionen der gleichen Formulare gibt, so müssen diese im Rahmen der Digitalisierung angeschaut und idealerweise vereinheitlicht/angepasst werden.
• Qualität: Digital ergibt sich immer die Möglichkeit, z. B. mit Pflichtfeldern eine gewisse Qualität und auch Vollständigkeit in der Erfassung zu erwirken, das sollte ebenfalls bedacht werden.
• Kosten: Digitalisierung kostet Geld. Häufig ergibt sich leider nur in wenigen Fällen aus einer Digitalisierung eine nachweisliche Einsparung in der Gewinnund Verlustrechnung. Häufig werden daher Business Cases „schöngerechnet“ und der monetäre Nutzen überschätzt. Stattdessen ist Digitalisierung zunehmend ein Wettbewerbsvorteil, nicht nur für die Akquise von Patienten, sondern auch von Mitarbeitern. Digitalisierung sollte daher idealerweise als Eckpfeiler der Unternehmensstrategie verstanden den häufig schwierigen wirtschaftlichen Rahmenbedingungen zum Trotz.
• Datenschutz: Schutz vor der missbräuchlichen Verarbeitung personenbezogener Daten sowie dem Schutz des Rechts auf informationelle Selbstbestimmung. Dementsprechend sind Maßnahmen zu ergreifen, welche die digitalen Daten vor unberechtigter Einsicht und Weitergabe schützen.

Wie kann die Digitalisierung von Formularen gelingen?

• Ohne eine intensive Beteiligung der Fachseite und einem Verständnis der obigen Punkte kann eine Digitalisierung von Formularen nicht wirklich gelingen.
• Für eine Vereinheitlichung oder auch Veränderung von Formularen muss es eine fachliche Instanz geben, die schlussendlich entscheidet, welche Fassung verwendet werden soll; in Verbünden/ Ketten gibt es dazu z. B. etablierte Fachgruppen, die sich auch um SOPs (Standard Operation Procedure) etc. kümmern.
• Es müssen vor der Digitalisierung immer viele ausgefüllte Exemplare angeschaut und analysiert werden, um zu sehen, wie die Formulare genutzt werden.
• Idealerweise wird das Thema durch einen Projektleiter/eine Projektleiterin orchestriert (der/die zwischen Fachseite und IT vermitteln kann).

Um also ein Formular zu digitalisieren, müssen viele Hausaufgaben erledigt werden, in weiten Teilen von der Fachseite und natürlich auch von der IT. Zudem ist zu beachten, dass die IT zwar „Werkzeug“ im Sinne von Hard- und Software liefert, die Prozesse und Workflows allerdings im jeweiligen Fachbereich geklärt und optimiert werden müssen. Mit der einfachen Anschaffung von IT-Komponenten ist es also in der Regel nicht getan.